۱۰ نکته طلایی برای سازماندهی حرفه ای اطلاعات ملکی

آموزش ۱۰ روش کاربردی برای سازماندهی بهتر اطلاعات ملکی

سازماندهی اطلاعات ملکی یکی از زمان برترین و شاید سخت ترین کارها برای مشاوران املاک است. همه مشاوران، از گذشته تا به امروز، همیشه دنبال راهی بودند تا سازماندهی را آسان تر کرده و فایلینگ حرفه ای تری داشته باشند. با ما در دلگرم همراه باشید تا بهترین راه سازماندهی اطلاعات ملکی را در اختبارتان قرار دهیم.

دیجیتالی کردن فایل های ملکی

اولین قدم برای بهبود روش فایلینگ، قبول کردن این موضوع است که روش های قدیمی دیگر پاسخ گوی نیازهای مدرن نیستند. یعنی شما برای این که بتوانید با عصر مدرن هم سو شوید، باید حتماً به دنیای مشاوره املاک دیجیتال بپیوندید. برای این کار، ابتدا باید یک اپلیکیشن مدیریت اطلاعات یا CRM با کامل ترین امکانات و خدمات نصب کنید. یکی از چندین مزایای استفاده از نرم افزار جامع املاک، امکان فایلینگ دیجیتال پرونده ها در محیطی کاملاً امن است. با داشتن این نرم افزار، به دنیای مدرن مشاوره املاک قدم گذاشته اید.

تمرکز بر روی داده های اولیه

حال که نرم افزار مناسب را نصب کرده ایم، باید روش درست سازماندهی اطلاعات ملکی را هم بلد باشیم. نرم افزارها معمولاً برای بخش فایلینگ قالب های آماده داشته و با توجه به داده ها و متغیرهایی که شما به آن می دهید، تمامی اطلاعات املاک را ثبت می کنند. حال باید دقت داشته باشید که این داده های اولیه شما مانند متراژ، نوع سند، موقعیت مکانی، وضعیت مالک و نوع معامله (رهن، اجاره، فروش) و… را به درستی یادداشت و در سیستم وارد کرده باشید. این کار نه تنها به جست وجوی دقیق اسناد و اطلاعات کمک کرده، بلکه می تواند باعث شود تا شما تمامی اطلاعات را کامل، دقیق و جامع در اختیار مشتری قرار دهید.

برچسب گذاری صحیح

در صورتی که برخی از جزئیات در فیلد اصلی جا نمی گیرند و می خواهید با استفاده از آن، راحت تر املاک را پیدا کنید، می توانید از برچسب گذاری روی فایل استفاده کنید. مثلاً برخی از برچسب هایی که به جست وجوی سریع تر ملک کمک می کنند شامل مواردی از جمله «ویلای استخردار» یا «ویوی ابدی» می شود. در صورتی که مشتری شما به دنبال چنین ملکی باشد، شما می توانید به راحتی و با یک سرچ ساده، تمامی موارد مشابه را پیدا کنید. برچسب گذاری باید به روش صحیح و با توجه به موقعیت و اطلاعات ملک انجام شود.

دسته بندی اسناد دیجیتالی

در اپلیکیشن باید حتماً پوشه ایجاد کرده و دسته بندی های مختلفی برای اسناد داشته باشید. حتی با وجود این که امکان جست وجو بر اساس برچسب ها و اطلاعات ثبت شده درباره ملک هم وجود دارد، باز باید دسته بندی های مخصوص خود را داشته باشید تا بتوانید به راحتی به تمامی املاکی که در یک دسته بندی خاص هستند دسترسی داشته باشید. به طور مثال، می توانید دسته بندی های خود را بر اساس نوع سند انجام داده و تمامی املاکی که در دسته اوقافی قرار دارند را در یک فایل قرار دهید. به یاد داشته باشید که دسته بندی ها باید کارآمد بوده و به تسریع روند کاری شما کمک کنند. پس از ایجاد دسته بندی هایی که لازم نمی شوند خودداری کنید.

به روزرسانی وضعیت ملک

حتماً وضعیت املاک را به صورت دستی یا خودکار به روزرسانی کنید. اگر از نرم افزار فایلینگ املاک رایگان استفاده می کنید، شاید امکان به روزرسانی خودکار برای شما وجود نداشته باشد. اما در غیر این صورت، می توانید از سیستم به روزرسانی هوشمند اپلیکیشن استفاده کرده و به راحتی وضعیت املاک را تغییر دهید. منظور از تغییر وضعیت ملک این است که آن را به «قابل فروش»، «فروش رفته» یا هر وضعیت دیگری تغییر داده تا هنگام مراجعه بعدی، بدانید که این ملک در چه حالی قرار دارد.

استفاده از سیستم تاریخ گذاری

با استفاده از یک اپلیکیشن مشاوره املاک، می توانید به راحتی از سیستم تقویم و تاریخ گذاری استفاده کرده و تمامی وقایع مربوط به املاک خود را ثبت کنید. مثلاً می توانید تاریخ تشکیل پرونده، تاریخ فروش، تاریخ اجاره، تاریخ های مربوط به تسویه حساب و سایر موارد این چنینی را روی ملک ثبت کرده و دیگر تاریخ ها را فراموش نکنید. اپلیکیشن های موجود در بازار، معمولاً یک سیستم برای یادآوری تاریخ ها هم دارند که به انجام کارهای مربوطه به صورت کاملاً حرفه ای کمک خواهد کرد.

تضمین امنیت اطلاعات به صورت مستمر

مهم ترین وظیفه شما به عنوان یک مشاور املاک، تضمین امنیت اطلاعات ثبت شده است. داده هایی که در سیستم خود ثبت می کنید، اهمیت مالی و حقوقی داشته و شما باید مطمئن باشید که تمامی آن ها در یک فضای امن و رمزنگاری شده نگهداری شده باشند. برای اطمینان از این موضوع، باید حتماً با پشتیبانی اپلیکیشن در ارتباط بوده و از داده ها در فضای ابری (Cloud) دائماً Backup بگیرید.

استفاده از نقشه های جغرافیایی

موقعیت جغرافیایی و آدرس ملک مورد نظر شما، در بخش اطلاعات ملک ثبت شده و شما می توانید به راحتی این اطلاعات را در اختیار مشتریان قرار دهید. اما استفاده از مپ ها و نقشه های آنلاین برای نشان دادن موقعیت دقیق ملک، دیدگاه بازتر و بهتری را به مشتریان می دهد. مشتری شما می تواند با استفاده از این نقشه، موقعیت دقیق ملک را مشاهده کرده و مواردی مانند محیط اطراف و امکانات محله را به درستی مشاهده کند. با استفاده از سرویس نقشه های آنلاین در اپلیکیشن ها، این کار را به راحتی می توانید انجام دهید.

استفاده از عکس و تور مجازی

بدیهی است که بعد از بررسی اطلاعات ملک و در صورتی که موقعیت مکانی هم مورد تأیید بود، مشتری بخواهد خود ملک را مشاهده کند. برای این کار، باید حتماً عکس های باکیفیت و حرفه ای از ملک تهیه کرده و حتی امکان بازدید از تور مجازی ۳۶۰ درجه را هم برای آن ها فراهم کنید. توصیه می کنیم که حتماً عکس ها را با یک دوربین حرفه ای و در نور مناسب گرفته باشید.

انتخاب اپلیکیشن حرفه ای

برای این که امکان انجام تمامی نکات را داشته باشید، باید بهترین اپلیکیشن مشاور املاک را انتخاب کرده باشید. پس هنگام خرید یک سرویس برای مدیریت اطلاعات، حتماً تمامی نکات را یک بار مرور کرده و مطمئن شوید که نرم افزار مورد نظر شما، این امکانات را ارائه بدهد. همچنین فراموش نکنید که یک اپلیکیشن حرفه ای و مناسب، می تواند به شما در تضمین امنیت اطلاعات مهم هم کمک کند؛ چرا که ساختارهای امنیتی و پشتیبانی قوی تری نسبت به اپلیکیشن های دیگر دارد.