بلوغ سازمانی و معیارهای تعیین کننده سطح آن کدام است ؟

درکی نزدیک از بلوغ سازمانی

به گزارش دلگرم : بلوغ سازمانی به معیاری گفته میشود که توانمندی یک سازمان را از طریق کارمندان،فرآیندها،داده ها و اطلاعات و فناوری های موجود بیان میکند.بلوغ سازمانی در واقع درک ما از روند پیشروی سازمان است.

چگونه این درک بدست می آید؟ ابتدا باید مقیاس ها و چهارچوب استانداردی رسم شود و سپس از این طریق ،تمام ساز و کار سازمان به شکل یک زبان مشترک بیان شود.سپس فرآیندی برای بهبود و گسترش و توسعه این روند بوجود بیاید تا سازمان مدام در حال رفع نقوص خود باشد و “توسعه” تبدیل به مفهومی بنیادین در زیر بنای سازمان شود.

علاوه بر این باید بدانیم که سازمان در چه مرحله ای است و در حال حاضر ارتباط کارمندان با یکدیگر به چه صورت است در بلوغ سازمانی ،مفهوم “همکاری” از اهمیت بسیاری برخوردار است.بنابراین این مفهوم باید از بالاترین مرتبه سازمان تا پایین ترین مرحله آن رعایت شود تا بتوان معیار بلوغ را به یک سازمان نسبت داد.

در این مطلب از دلگرم قصد داریم در مورد بلوغ سازمانی و داشتن یک سازمان مبتنی بر همکاری صحبت کنیم. سازمان‌ها معمولاً به ۵ دسته در زمینه همکاری سازمانی تقسیم می‌شوند. درواقع این ۵ دسته، ۵ مرحله از فرآیند رسیدن به یک سازمان بالغ است. زمانی‌که قابلیت‌های همکاری یک سازمان بیشتر می‌شود، ارزش‌های سازمانی نیز بیشتر می‌شود. در این مطلب قصد داریم نگاهی به این ۵ مرحله از بلوغ سازمانی داشته باشیم.

5 پله بلوغ سازمانی

1. سازمان ناآگاه
2. سازمان اکتشاقی
3. سازمان تعریف‌شده
4. سازمان انتخابی
5. سازمان تطبیقی

1. سازمان ناآگاه

از اسمش پیداست؛ این سازمان ناآگاه است. نمی‌دانند در دور و برشان چه می‌گذرد و از آینده کاریشان بی‌خبرند. حتی آنها نمی‌دانند که چه چیز را نمی‌دانند. مقاومت مدیران در این مقطع از کار زیاد است. ارزش‌های کار کم است، اما از طرفی توانایی‌های بالقوه بسیار زیاد است.

2. سازمان اکتشافی

در این مرحله، سازمان‌ها بیشتر وقتشان را برای تحقیق و درک همکاری و مشارکت پیش‌رو و چگونگی تأثیر آن بر روی کسب و کار می‌گذارند. معمولاً سازمان‌ها در این مرحله به چیزهایی مثل چه کاری را بهتر است برای نمو همکاری انجام دهند و چگونه مشکلات تجارت را حل کنند، فکر می‌کنند. آنها به آرایش تیم‌ها و چگونگی کمک آن به سازمان فکر می‌کنند. در این مرحله سازمان بیشترین مقاومت را از بخش IT و مدیران آن دریافت می‌کند.

در این مرحله سازمان ارزش همکاری و سودی که بر کسب و کار دارد درک می‌کند. تیم‌ها تشکیل می‌شود. یک سری از مسائل اثبات می‌شود و افراد از نتایج حاصل شده هیجان‌زده می‌شوند.

3. سازمان تعریف‌شده

در این مرحله، یک سازمان یک استراتژی کاملاً تعریف‌شده دارد. سازمان آماده است که مسیر، چشم‌انداز، اهداف، تیم‌ها و نقش‌هایی را که مشخصاُ تعریف شده‌اند، به اشتراک بگذارد. فرآیند تعریف این همکاری پیشرو تقریباً ۱ تا ۳ ماه به طول می‌انجامد.

سازمان در این مرحله یک قدم دیگر به درک ارزش همکاری و مشارکت پیشرو نزدیک شده است. استراتژی شرکت مشخص شده و آماده اجرا است.

4. سازمان انتخابی

در این مرحله سازمان درگیر فرآیندهای اجرایی است. در مورد همه چیز تحقیق و بررسی شده است، تیم‌ها تشکیل شده‌اند، ویژن و اهداف به اشتراک گذاشته شده‌اند، مقیاس‌های موفقیت در نظر گرفته شده‌اند، ریسک‌ها ارزیابی شده‌اند و نقشه راه و استراتژی توسعه یافته است.

سازمان در این مرحله چیزهای زیادی را یاد می‌گیرد. بازخوردها برای سازمان اهمیت دارد و به صورت مدام این بازخوردها جمع‌آوری می‌شود. این مرحله ممکن است ۱ تا ۳ سال، بسته به بزرگی شرکت و سرعت انجام کارها، به طول انجامد.

در این مرحله مقاومت کارمندان زیاد می‌شود، چراکه باید با فناوری‌ها و استراتژی‌های جدید روبه‌رو شوند. همچنین اطلاعات راحت‌تر جمع‌آوری و به اشتراک گذاشته می‌شوند. تیم‌ها و افراد حالا بیشتر به هم اعتماد دارند و راحت‌تر ارتباط برقرار می‌کنند. روحیه شرکت با درک بیشتر کارمندان از نقش‌های خود بیشتر هم می‌شود.

5. سازمان تطبیقی

این مرحله، مرحله آخر نیست؛ بلکه این یک چرخه تکرار شونده است. سازمان تطبیقی به درک درستی از کارهایی که باید و کارهایی که نباید انجام شود، رسیده‌ است. اگر سازمان‌‌ها به بازخوردهای کارمندان توجهی نکنند، به راحتی می‌توانند به مرحله قبل پرتاپ شوند. همین امر ممکن است باعث شود کارمندان حتی شرکت را نیز ترک کنند.

اگر کارمندان حس نکنند که پشتیبانی می‌شوند و به حرف‌هایشان گوش می‌دهند، نرخ تطبیق هیچ وقت بالا نمی‌رود. مهم‌ترین نکته اینجا این است که همیشه پیشرفت، بهبودی، به‌روزرسانی، تغییر و فناوری‌های جدید، اغضای جدید، رهبران جدید، راه‌های جدید در این مسیر وجود دارد. یک سازمان تطبیقی می‌داند چه چیز کارآمد است و چه چیزی کارآمد نیست و خود را با همه این مسائل پیش رو وفق می‌دهد.

در این مرحله سازمان بیشتر ارزش‌های کسب و کار را از مشارکت پیشرو، به محض حل مشکلات و رسیدن به موفقیت، درک می‌کند. ناکارآمدی‌ها حذف می‌شود. سازمان می‌تواند با تغییرات و رفتاری جدید و بازخورد کارمندان کنار بیاید. وقتی کارمندان ببینند که صدایشان شنیده می‌شود، روحیه کلی سازمان نیز افزایش می‌یابد.

ممیزی و ارزیابی بلوغ فرایندهای سازمانی

هرچند اینکه یک سازمان در کجای طیف بالغ یا نابالغ ایستاده ،موضوعی است گسترده و پیچیده و به مولفه های بسیاری بستگی دارد ولی میتوان چندین مورد را به عنوان نمونه ذکر کرد:

ویژگی های یک سازمان بالغ

1) یک سازمان بالغ باید در دست مدیران بالغ باشد.مدیران مسئولیت رسیدگی به ساختار و چهارچوب یک سازمان را بر عهده دارند و چهارچوب بالغ میتواند هدایتگر بسیار موثری برای رسیدن به اهداف و استراتژی های یک سازمان باشد و این موضوع خود گواه این است که تاثیر مدیران بالغ چگونه خواهد بود.

2) تغییر و تحول بنیادین در یک موسسه بالغ به آسانی نیست.در واقع چنین سازمانی به این جهت که هسته محکم و قوی دارد و یکپارچگی و نظم از شاخصه های اصلی آن است،برای تغییر و تحول نیاز دارد آن را با ساختار خود چک کند و مزایا و معایب را بسنجد و عاقلانه تصمیم بگیرد.بنابراین “هیجان” عنصر اصلی تصمیم گیرنده نخواهد بود .البته این به این معنا نیست که سازمان در برابر تغییرات مقاومت میکند و آن را دفع میکند.بلکه به این معناست که قرار است منافع آن به بهترین شکل ممکن در نظر گرفته شوند.

3) کارکنان چنین سازمانی در عین حال قدرت تغییر و رشد خود را دارند و اجازه نمیدهند که ترس دست آویزی برای عقب کشیدن آنان شود.علاوه بر آن به سادگی پیام های خود را منتقل میکنند و صراحت و شفافیت در عملکرد خود دارند.همین موضوع بهره وری آنان را بالا میبرد و سبب میشود رشد در بهترین زمان و با بالاترین سرعت انجام شود.

4) یک سازمان بالغ ترکیب عالی از هم آموزی و به هم آموزی است.به این معنا که افراد علاوه بر اینکه برای مشکلات تحقیق و جست و جو میکنند ،نتایج آن را به هم انتقال میدهند و بازی قدرت در بین کارکنان اتفاق نمی افتد.به این علت که به یک هدف که آن هم گسترش و توسعه مجموعه است،فکر میکنند.

البته باید این را در نظر گرفت که نمیتوان سازمان بالغ یا استمرار بالغانه تر کردن سازمان را ساده انگاشت و باید دانست که اینگونه سیستم ها یک طرح یا پروژه نیستند و در واقع براساس کارهای نمایشی و زودبازده جلو نمیروند. بلکه باید پذیرفت که به وجود آمدن سازمان بالغ نیازمند زمینه، بستر و عوامل دیگر است که شاید نه در همه موسسات، ضروری و نه در همه جا میسر و ممکن باشد