چگونه مدارک و اسناد را مرتب کنیم؟

چگونه مدارک و اسناد را مرتب کنیم؟

آيا تا به حال شده كه ميز كارتان مانند يك صندوق پست مملو و انباشته از كاغذ باشد ؟‌آيا با وجود چنين وضعيتي خيلي سريع مشغول مرتب كردن آن شده ايد يا نه ؟ در طول يك يا دو هفته آن را به همين وضع گذاشته ايد و فقط هر دفعه كه از كنارش رد شده ايد نگاهي به آن انداخته ايد و در اين صورت پس از گذشت مدت زماني هر چند كوتاه شما مجبور شده ايد كه كوه عظيمي از كاغذ را جابجا و مرتب كنيد كه مسلماً وقت زيادي نيز براي آن بايد تلف كرده باشيد ! بسياري از مديران تعداد ثابتي اسناد و مدارك و كاغذ هميشه بر روي ميز كارشان دارند و حال فرض كنيد كه چگونه هر يك از آنها به موقع بررسي مي شوند و براي انجام امور ديگر به مراحل بالاتر راه مي يابد ،‌البته اگر قرار باشد ميز مدير نيز وضعيتي شبيه به ميز كار شما داشته باشد و خود مدير نيز در لابه لاي انبوه كاغذها غرق گرددچه اتفاقي خواهد افتاد.سپس به همين منظور نيز در اين مقاله چند نظريه مفيد كه ممكن است موفقيت شما را به عنوان يك مدير در تمامي دوران خدمتتان تضمين كند ،‌آورده شده است ....

این ۱۱ نکته را بخوانید و اسناد و مدارک شخصی تان را مرتب کنید:

۱) برای اینکه هنگام پیدا کردن مدارک مهمتان، دچار استرس و سردرگمی نشوید، چند کشوی کوچک یا یک کمد طبقه بندی شده را برای نگهداری آنها انتخاب کنید.

۲) از پوشه های رنگی برای نگهداری مدارک و اسناد استفاده کنید.

۳) روی همه پوشه ها یک برچسب بچسبانید و بنویسید چه مدارکی در آن قرار دارد.

۴) اسناد و مدارک مهمتان را درون کمد یا کشوی قفل دار نگهداری کنید.

۵) مدارک تان را براساس زمینه های مختلف اداری و شخصی پوشه بندی کنید؛ مثلا شما باید این پوشه ها را به تفکیک در خانه تان داشته باشید: پوشه های مربوط به مدارک ماشین، اسناد منزل، دفترچه حساب های بانکی، شناسنامه و کارت ملی، رسید و گارانتی کالاها، سوابق پزشکی، مدارک تحصیلی، اسناد ازدواج و قبض های پرداخت شده.

۶) هر ۲ سال یک بار تمام مدارک تان رابررسی کنید و آنهایی را که دیگر به دردتان نمی خورد دور بریزید و بی خودی اطراف تان را شلوغ نکنید.

۷) پوشه هایتان را براساس حروف الفبا طبقه بندی کنید.

۸) اسناد و مدارکی را که زیاد با آنها سر و کار دارید دم دست بگذارید.

۹) کشوی مدارک شخصی، بانکی و اداری تان را از هم جدا کنید.

۱۰) از اعضای خانواده تان بخواهید اگر مدارکی مثل شناسنامه یا ضمانت نامه یک کالا را از داخل پوشه ها برداشتند بعد از اتمام کارشان دوباره آن را سرجایش برگردانند.

۱۱) اگر فرزند نوپا دارید، مدارک تان را جایی بگذارید که او نتواند آنها را بردارد و پاره کند.

گردآوری توسط:مجله دلگرم